AFBESTILLINGSREGLER

Vejledende regler for afbestillingsbetingelser for kurser, konferencer og andre større arrangementer på hoteller

Ved aflysning af et arrangement opkræves en godtgørelse, beregnet af den aftalte pris for værelser og forplejning, således;

  • Aflysning senere end 9 uger før startdato betales 25 % godtgørelse.
  • Aflysning senere end 6 uger før startdato betales 50 % godtgørelse.
  • Aflysning senere end 2 uger før startdato betales 75 % godtgørelse.
  • Aflysning senere end 1 uge før startdato betales 100 % godtgørelse.

Ved reduktion i antal deltagere betales en kompensation for værelser og forplejning, således;

  • Ved reduktion i antallet af deltagere op til 9 uger før startdato betales 0 kr.
  • Ved reduktion i antallet af deltagere op til 6 uger før startdato betales 50% godtgørelse.
  • Ved reduktion i antallet af deltagere op til 2 uger før startdato betales 75% godtgørelse.
  • Ved reduktion i antallet af deltagere op til 1 uge før startdato betales 100% godtgørelse.
  • Et arrangement kan afbestilles op til 9 uger før startdato, uden at der kræves godtgørelse.
  • For specielle ydelser kræves en godtgørelse på 100 %. Ved specielle ydelser forstås ydelser, der fra hotellets side er bestilt særskilt til et arrangement og som medfører meromkostninger for hotellet. Godtgørelsens størrelse reduceres forholdsmæssigt, såfremt det bestilte afsættes til anden side på normale vilkår.
  • Ved forsinkelse eller aflysning af et arrangement, der sker som følge af trafikale årsager umiddelbart før startdato, er der mulighed for at genvurdere bestemmelserne i punkt 2.
  • Senest 2 uger før startdato skal arrangøren/instruktøren fremsende tidsplan/program med angivelse af måltider og anden forplejning.
  • Værelser: Senest 4 uger før startdato skal navneliste over overnattende deltagere fremsendes.
  • Afvigelser fra disse afbestillingsbetingelser skal aftales skriftlig mellem hotellet og arrangøren.

Ved aflysning i forbindelse med force majeure gælder følgende:

Aflysning på grund af vejret eller trafikale forhold betragtes som force majeure. Der beregnes intet annulleringsgebyr for de dage, hvor gæsten er forhindret på grund af vejret eller trafikale forhold. Der beregnes annulleringsgebyr for de dage, hvor gæsten evt. selv beslutter at aflyse hele eller dele af en bekræftet booking, selvom en booking har været delvist påvirket af force majeure. Der faktureres således ikke for de dage, der direkte er påvirket af force majeure.

Tillægsaftaler ved grupper på mindst 50 personer

Afvigelser fra ovenstående afbestillingsbetingelser skal aftales skriftlig mellem hotellet og arrangøren. Der kan f.eks. indgås særlige tillægsaftaler om afbestillingsprocedurerne ved booking af grupper på mindst 50 personer. Særlige aftaler skal aftales i forbindelse med bookingen, ikke senere i forløbet.